30/01/2014 – Padronizar para otimizar

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Padronização é a sistemática que empresas podem utilizar para organizar suas atividades promovendo, por consequência, a otimização de seus processos. Em síntese a padronização consiste na elaboração de procedimentos operacionais (documentos escritos) que descrevem como determinada atividade ou tarefa deve ser executada.

A padronização tem o benefício de reter na empresa o conhecimento gerado com a prática e experiência de seus colaboradores.

“Padronizar é preservar a história de sua empresa, documentando os resultados que ela alcança.”

Para que serve a padronização?
Para uma empresa melhorar a execução de suas operações, minimizando erros de processo decorrentes de ações sem planejamento.

Por que padronizar?
Para que a empresa possa reduzir os custos com retrabalho. Outro interessante benefício da padronização das atividades está associado ao aumento da produtividade e redução de desperdícios. Em suma, economia organizacional.

Padronização gera burocracia?
Burocracia significa lentidão e atraso decorrentes de sistemáticas pouco inteligentes. A padronização das atividades de uma Organização serve para aperfeiçoar desde que estabelecida de maneira objetiva, ou seja, prática.

Quando não existe padronização as tarefas ficam realmente lentas. A mesma atividade precisa ser discutida várias vezes porque não há um padrão de como fazê-la, por exemplo.

Padronização tira a criatividade?
As empresas precisam fazer as tarefas da MELHOR MANEIRA. Quando um funcionário identifica uma maneira melhor de fazer as tarefas do que a que está sendo executada, ele deve comunicar esta “nova forma” ao seu superior imediato que, em consenso com toda equipe, propõe a revisão do documento (procedimento operacional) estabelecendo a NOVA MELHOR PRÁTICA, a ser seguida por todos. É assim que o sistema melhora continuamente sem tirar a criatividade dos envolvidos.

Minha empresa é ágil e informal e não precisa de padronização?
Algumas empresas insistem em executar suas operações sem planejá-las. Em um mercado cada vez mais acirrado, empresas que não “desenham” como devem fazer suas tarefas, correm grande risco de não alcançarem seus objetivos.

Antigamente os melhores projetos eram conquistados pelas empresas maiores. Hoje os projetos são dados a empresas ágeis e organizadas. Como evidenciar se minha empresa é organizada? Através dos documentos e registros que mostram como planejo minha estratégia de negócio, ou seja, através da padronização.

O quê padronizar?
Todo o trabalho que trouxer riscos operacionais, riscos de segurança e meio ambiente deve ser padronizado, ou seja, todas as atividades críticas. A organização deve estabelecer uma regra para a definição de atividade ou tarefa crítica.

Por conceito, “atividade crítica” é aquela que tem impacto no resultado final de meu processo. Assim, qualquer atividade ou tarefa que possa prejudicar (ou beneficiar) os resultados de uma operação, são consideradas atividades críticas e devem, portanto, ser padronizadas.

Por onde começar?
Os passos para a implantação do sistema de padronização consistem em:
1. Identificar quais Processos fazem parte de sua empresa;
2. Mapear os Processos, isto é, identificar todas as atividades que fazem parte de cada processo;
3. Identificar as atividades críticas de cada processo;
4. Elaborar procedimentos operacionais (documentos conhecidos também por PO ou “POP”), descrevendo COMO a atividade crítica deve ser executada;
5. Treinar os colaboradores envolvidos;
6. Acompanhar periodicamente a execução das atividades.

Em síntese, a padronização dos processos facilita o controle da operação da empresa, promove a qualificação e o desenvolvimento da equipe, gerando aos clientes a percepção de credibilidade e atendimento à satisfação de suas expectativas. Isso é fato. Isso é qualidade. O resto é apenas desejo.

Mãos a obra e bom trabalho!

Fonte: http://blog.qualidadesimples.com.br/

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